הדרישה
אני מחפש מערכת CRM עבור סטארטאפ בתחום האירועים, עם דגש על אוטומציות WhatsApp.
אני מקבל קובץ Excel עם לידים הכולל שם/שמות, טלפון, אולם ותאריך אירוע.
אני צריך שהמערכת:
- תזהה את פרטי הלקוח מהאקסל.
- תזהה 5 חודשים לפני האירוע ותשלח אוטומטית הודעת WhatsApp מותאמת לפי האולם.
- תשלב בהודעה את שמות הלקוחות, שם האולם ותאריך האירוע.
- אם הלקוח מגיב בצורה חיובית כמו "רלוונטי", "מעניין", "מעוניין" וכו' – תשלח לי התראה כדי שאכנס לשיחה.
- אם אין תגובה – תשלח אוטומטית הודעת תזכורת לאחר 48 שעות.
- האולמות יהיו מוגדרים כקטגוריות ב-CRM, עם אפשרות להגדיר הודעה שונה לכל אולם.
המענה שנתתי
הכנתי הדגמה עובדת למערכת CRM לניהול לידים לאולמות אירועים – לא הצעה תיאורטית על נייר, אלא בנייה בפועל של הפתרון המוצע להלן, שאפשר להתנסות בה ולבדוק כיצד היא עובדת.
הפתרון:
- קליטת נתונים – ייבוא אוטומטי של קובץ ה-Excel (שם, טלפון, אולם, תאריך אירוע) למערכת, עם אפשרות לחיבור שוטף כדי שלא תצטרך להעלות ידנית בכל פעם.
- מודל נתונים – כל אולם מוגדר כקטגוריה נפרדת עם תבנית הודעת WhatsApp משלו, הניתנת לעריכה בממשק ניהול פשוט.
- טריגר אוטומטי – סריקה יומית שמזהה לידים שנכנסו לחלון 5 החודשים לפני האירוע, ושליחת הודעת WhatsApp מותאמת אישית (שם, אולם, תאריך) לפי תבנית האולם הרלוונטי.
- ניתוח תגובות – זיהוי מילות מפתח חיוביות ("רלוונטי", "מעניין", "מעוניין" ונרדפות) ושליחת התראה מיידית אליך; ואם אין תגובה תוך 48 שעות – תזכורת אוטומטית נשלחת בעצמה.
- ממשק ניהול – מסך אחד לניהול כל האולמות, התבניות וסטטוס כל ליד.
טכנולוגיה: אינטגרציית WhatsApp Business API, מנוע אוטומציה, חיבור ל-Google Sheets/Excel, ולוח בקרה נגיש מהנייד.
ניסיון רלוונטי: אני בונה ומתחזק מערכות אתרים ותוכן דינמיות (למשל האתר של מדיה רום – בית ספר למקצועות הטלוויזיה), ובעל ניסיון ישיר בבניית זרימות אוטומציה עסקיות מקצה לקצה.
לוח זמנים: הגדרת מבנה נתונים ואולמות (2-3 ימים), חיבור WhatsApp API והודעות אוטומטיות (4-5 ימים), לוגיקת תגובות ותזכורות (2-3 ימים), בדיקות והדרכה (1-2 ימים).
בברכה,
צביקה רוסמן, CosWeb
הדוגמה
הדגמה חיה של המערכת – לוח לידים לפי אולם, זיהוי אוטומטי של לידים בטווח הזמן הרלוונטי, והודעת WhatsApp מותאמת אישית לדוגמה: